Como administrar almacenes

Administración de almacenes y buenas practicas de almacenamiento

Conocer técnicas y Métodos Modernos de almacenaje para:
• Evitar el Despilfarro de Recursos y Tiempo.
• Eliminar Movimientos y Acarreo Innecesarios.
• Mejorar  EL Tiempo de Atención al Usuario.
• Aprovechar al Máximo el Espacio Disponible.
• Evitar deterioro de materiales, inventarios obsoletos, fuera de uso, etc.
• Eliminar los faltantes de mercaderia y los errores en el despacho.

Principios básicos para administrar todo tipo de almacen:

• Cada almacén debe tener como responsable de su custodia solo a una persona
• Se debe asignar al personal de almacenes funciones especificas y especializadas en el control de ingreso registro, revisión, despacho y salida asi como las tareas de apoyo en el control de inventarios.
• Solo debe existir una puerta, o en todo caso una puerta de entrada y otra de salida con su correspondiente control.
• Es necesario llevar un registro diario de entradas y salidas.
• Informar a contabilidad y control de inventarios sobre las entradas y salidas (kardex) asimismo a producción sobre la existencia o stock de materiales.
• Asignarle una identificación a cada producto como compras, control de inventario y producción.
• Esta identificación se debe codificar.
• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al almacén.
• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.
• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
• Los productos o materiales almacenados deben ser de facil ubicación, registrar su ubicación(ejemplo Pab7filaA3).
• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

TIPOS DE ALMACÉN

El almacén puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo.

Los almacenes se pueden diferenciar según:

1. Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados.
   Primer caso cuando del establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes,  Segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.
   En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.

   
   

   2.Organización:

Movimiento de Material

1. Con relación al desplazamiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, móviles) mas o menos elevado y almacenes sin mecanización.
2. El Techo

• Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de protección y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo.
• Los que pueden estar a la intemperie con la condición de que la estancia sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de protección.
• Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aquí se distinguen aún en condiciones de conservación.)

1. Según las Operaciones

Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias:

• Recepción de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepción donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control (numérico y de control)
• Espera de las mercancías, antes de la conformidad de la verificación.

Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales separados a tal exigencia.

Almacenamiento propiamente dicho.

Tipo de Material

La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente:

• Almacén de Materia Prima y Partes Componentes:

Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción.

• Almacén de Materias Auxiliares:

Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

• Almacén de Productos en Proceso:

Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.

• Almacén de Productos Terminados:

El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

• Almacén de Herramientas:

Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

• Almacén de Materiales de Desperdicio:

Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.

• Almacén de Materiales Obsoletos:

Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

• Almacén de Devoluciones:

Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

1. LAS ÀREAS DEL ALMACÉN

Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación:

• Recepción.
• Almacenamiento.
• Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.

1. Área de Recepción:

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.

Las condiciones que impiden el flujo rápido son:

• Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
• Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
• Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén.

Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.

1. Área de Almacenamiento:

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.

1. Características de la Zona de Almacenamiento:

El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores:

• Entidad a la cual se va servir.
• El espacio de que se dispone.
• Los artículos que en él se van a guardar.

Para determinar en relación a ellos, las características que debe reunir.

1. Principios Básicos en el Área de Almacenamiento:

• Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas.
• Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
• Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.
• Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla.
• Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el. Solo se permitirá ingreso al personal autorizado.
• Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación adecuada.
• Llevar registros de existencias al día.
• Eliminar el papeleo superfluo.
• Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena.
• El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.
• El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos.
• El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el opuesto.

Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente:

• Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
• Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente.
• Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado.
• Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entre pisos o estantería de varios niveles sobrepuestos.
• Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o en bloques.
• Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.
• Reducción de existencias por medio de los sistemas y fórmulas en el estudio de control de inventarios.

1. Área de Entrega:

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

• Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
• Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.
• Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.

1. Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa.
   Para los almacenes de productos terminados y de materiales son igualmente válidas análogas consideraciones.
2. PROBLEMAS EN LOS ALMACENES
   El llenado excesivo de los locales puede causar daño a los materiales y aumentar la eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difícil la rotación de los materiales, favoreciendo la acumulación de mercancías superadas y de difícil venta. Puede también ser inoportuna la atención de los pedidos, lo creará dificultades a la organización de las ventas.
1. El Espacio y el Personal es insuficiente.
   Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado; la plantilla del personal se dispone en función de estas necesidades extremas, con lo cual lo único que se consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una situación de bajo rendimiento que ocasiona costos y gastos perfectamente evitables.
2. El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento.
   Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningún tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o según el parecer del operario. Así se originan trayectos largo se inútiles además de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia sistemática.
3. El Almacén está mal localizado o existe una mala distribución.
   En el almacén se espera demasiado tiempo, se espera pro ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala organización.
4. Deficiente colocación de la mercadería que dificulta la localización rápida para acomodar y/o surtir la demanda.
5. Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado.
6. Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado.

CAPÍTULO III

MARCO TEÓRICO DE REDUCCIÓN DE COSTOS

1. En términos generales, existen dos tipos principales de contabilidad que normalmente, son conocidas como "Contabilidad Financiera" y "Contabilidad de Gestión", que además abarcan el cálculo de costos.
   La Contabilidad Financiera se concentra en el registro de todas las transacciones financieras, de todos los cobros y pagos de tesorería y del seguimiento de los dineros adeudados. Todo ello culmina con la elaboración de estados financieros globales tales como los Estados de Ganancias y Pérdidas, el Balance de Situación, Valor Añadido y los Orígenes y Aplicaciones de los Fondos. Estos estados son globales en el sentido en que se refieren tanto a la empresa en su totalidad como a algunas áreas autónomas dentro de ella.
   La Contabilidad de Gestión y el Cálculo de Costes sin embargo, conciernen en un análisis más detallado de los costos e ingresos que figuran en los estados de Ganancias y Pérdidas. Este análisis detallado se utiliza para facilitar las funciones de planificación, de control y de toma de decisiones de los directivos respecto a los recursos, los departamentos, productos y actividades.
   Los costos logísticos pertenecen a la Contabilidad de Gestión, pues la toma de decisiones debe ser a través de los costos operativos propios del área y no por los costos históricos y financieros de la empresa.
   1. 1. Un "costo" es cualquier gasto que puede ser atribuido a un ítem o actividad particular y que puede estar relacionado con acontecimientos del pasado o con actividades presupuestadas.
         Una "unidad de costo" es un producto o servicio al cual se pueden cargar costes. El término no se restringe sólo al producto o servicio final suministrado a los clientes, sino que incluye también a los productos y servicios intermedios transferidos internamente en la empresa.
         Un "centro de costo", por otro lado, no es una unidad de output (salida) sino una localización física en una organización, a saber un departamento o sección, o incluso una pieza de equipo. Estas localizaciones se identifican por tener un único número en el sistema de codificación.
         Los centros de costos y las unidades de costo, a veces se asemejan en que los costos en los centros de costo son todos cargados, de algún modo, a las unidades de costo a efectos de control, la fijación de precios y la toma de decisiones.
      2. UNIDADES DE COSTO Y CENTRO DE COSTO
      3. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS
   2. GESTIÓN DE COSTOS
   1. De acuerdo a la Función Administrativa:
2. DFDSGINTRODUCCIÓN

• Costos de Producción: son aquellos costos que asociados con la actividad de fabricación, se relacionan con la producción de un artículo.
• Costos de Distribución y Ventas: son los que se incurren en el área que se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el último consumidor, citamos por ejemplo la publicidad, el transporte, las comisiones, etc.
• Costos de Administración: son los que se originan en el área administrativa como son por ejemplo los sueldos del gerente, personal de oficina, etc.
• Costos Financieros: se relacionan con la obtención de fondos para la operación de la empresa, tenemos por ejemplo el costo de intereses que la empresa paga pro préstamos, costos de otorgación de créditos a los clientes, etc.

1. De acuerdo con el Grado de Medida:

• Costo Total: es el valor de los bienes y servicios consumidos para fabricar un conjunto de unidades de productos.
• Costo Unitario: el es valor de los bienes y servicios consumidos para fabricar una unidad de producto. Este costo es obtenido dividiendo el costo total de artículos manufacturados entre el número de unidades producidas. Los costos unitarios facilitan el cálculo del inventario y el costo de productos vendidos.

1. De acuerdo con su Facultad de Atribución:

• Costos Directos: son aquellos que se pueden atribuir directamente al producto, la mano de obra pro ejemplo.
• Costos Indirectos: son aquellos que prestan algún grado de dificultad para atribuir directamente en el producto, el salario de los supervisores, alquileres, por ejemplo.

1. De acuerdo con su comportamiento con el Nivel de Actividad:

• Costos Variables: son aquellos en los cuales el costo total cambia en proporción directa a los cambios en el volumen de producción, mientras que el costo unitario permanece constante. Tenemos por ejemplo la materia prima, las comisiones de venta, etc.
• Costos Fijos: son aquellos en los cales se mantiene fija la cantidad asignada de dinero sea cual sea la cantidad producida. Por ejemplo tenemos los alquileres, los salarios administrativos, etc.
• Costos Mixtos: estos costos contienen características de ambos componentes.

1. De acuerdo con el Tipo de Costo Incurrido:

• Costos Desembolsables: son aquellos que implican una salida de efectivo, dichos costos se convertirán las tarde en costos históricos. (la mano de obra).
• Costos de Oportunidad: son aquellos que se originan al tomar una determinada decisión para adecuarse a una alternativa abandonando los beneficios de otras opciones, por ejemplo cuando consideramos la decisión de producir más unidades o adquirir maquinaria para reducir costos en un determinado porcentaje.

1. A continuación se describen los diferentes tipos de costos que guardan relación con las actividades logísticas y que deben ser conocidos por los ejecutivos del área para poder analizarlos, controlarlos y evaluarlos en pro de una mejor administración de aquellos insumos, materiales que maneja el área de logística.
2. ELEMENTOS DEL COSTO LOGÍSTICO
1. Costo Unitario: se refiere al precio de compra, más los gastos relacionados con los fletes, aduanas, transporte a destino, etc, en los materiales importados con que se abastece a producción o ventas. En el caso de los materiales nacionales, se considera como un costo unitario al precio de los artículos puestos en los almacenes de la empresa.
   Gastos de Ordenar: es la suma de todos los gastos efectuados desde la preparación de la requisición hasta la emisión de la orden de compra y su envío al proveedor.
   Gastos de Seguimiento: corresponde a la suma de todos los gastos efectuados para lograr que el proveedor cumpla con remitir la mercadería oportunamente en la fecha ofrecida.
2. Costo de Renovación: también llamado precio de adquisición. Es la suma de todos los gastos inherentes al abastecimiento de materiales en un lapso determinado (un año normalmente) dividido entre el número de órdenes de compra emitidos en el mismo periodo de tiempo. Los gastos que se efectúan para la renovación de las existencias o para su adquisición se pueden clasificar en:
   Costo de Capital: corresponden a este rubro los intereses sobre el capital invertido en las existencias. El dinero produce intereses y cuando no se tiene cuesta conseguirlo. Los inventarios forman gran parte del capital de trabajo de una empresa, que la transformarse en materiales no produce intereses mientras no tiene movimiento. Es como mantener dinero ocioso que al estar convertido en materiales no puede invertirse en otras actividades productivas.
   Por este motivo, muchas empresas se encuentran faltas de liquidez pero con enormes cantidades de stocks.
   Costo de Seguros: tenr materiales implica el riesgo de perderlos por robo, incendio, deterioro, etc, y por ello las empresas aseguran sus existencias; el valor de la prima del seguro que toma la empresa es un gasto que corresponde al costo de poseer materiales en almacenes y que generalmente es fijado como un porcentaje sobre el valor promedio del inventario.
   Costo de Almacenamiento: tener materiales en los almacenes exige cuidarlos, ubicándolos en un determinado espacio y mantenerlos para evitar su deterioro, así como controlarlos para eliminar los desperdicios, la obsolescencia y la acumulación de materiales sin movimiento. Esto origina horas hombre para el control y cuidado de todos y cada uno de los artículos almacenados, que lógicamente, es mayor cuanto mayor es el volumen y la variedad de los materiales con que cuenta la empresa.
3. Costos de Posesión o Almacenaje: contar con las existencia cuesta a la empresa una fuerte cantidad de dinero en las diversas actividades relacionadas con el mantenimiento y el control de los materiales que almacena, por ello es que a mayor cantidad almacenada es mayor el costo anual de poseer materiales. Estos costos se expresan como un porcentaje del promedio anual del valor del inventario, en el cual se consideran gastos de caja y costos intangibles pero reales en que se incurren por tener existencias, los costos de posesión se clasifican en:
4. Costo de faltantes o rotura de stock: la no existencia de un artículo o materia prima necesaria par ala empresa, cuando esta lo necesita, tiene un costo que en algunos casos llega a ser de consideración, por cuanto la falta de este material puede interrumpir las operaciones de la industria, generando mano de obra y equipo ociosa, elevando el costo de fabricación o a veces realizar compras de "último momento" a un mayor precio que el que pudo obtenerse de haber tenido existencias en almacén.
5. OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE COSTOS

La gestión de costos proporciona información para la gerencia, entre los objetivos a cumplir se encuentran:

• Determinar los costos para precios de valorización de inventarios y mediar las utilidades.
• Determinar el costo de producción, costo de productos fabricados y costo de productos vendidos.
• Determinar el valor de los inventarios iniciales y finales de las materias primas, los productos en proceso y los productos acabados.
• Ofrecer información a la gerencia para el planeamiento y control sistemático de las operaciones y actividades de rutina de la empresa.
• Análisis del comportamiento de costo.
• Determinación del punto de equilibrio.
• Determinación del volumen de producción.
• Determinación del precio.
• Evaluación del desempeño.

1. GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTO

Es una perspectiva a largo plazo, para reducir los costos de un producto. Reducir costos en el presente para desarrollar en el futuro comprende:

• Análisis Financiero.
• Análisis de la Cadena de Valor.
• Posicionamiento Estratégico.
• Análisis de Direccionadores de Costo.

1. REDUCCIÓN DE COSTOS

Durante más de una década se ha hecho hincapié en la reducción de costos, esta, se impulsa por varios factores:

• Es necesario reducir los costos por unidad a fin de ser competitivo tanto en el mercado interno, frente a las importaciones, como en el mercado exterior.
• El personal es muy costoso.
• En épocas de recesión, hay escasas perspectivas de crecimiento del mercado, por lo que se hace hincapié en las ganancias mejorando los resultados contables mediante la reducción de costos.

La reducción de costos siempre resulta atractiva para la administración, en general, es un área de escaso riesgo y el costo ahorrado se traduce en un aumento inmediato de las ganancias que los ingresos provenientes de nuevos negocios.

En todos los negocios se busca la forma de reducir costos. Si en el proceso de producción se reduce el espesor de una lámina de acero de 25 cm a 5 cm, los costos de mano de obra se reducirían a la mitad y la energía en un 30%.

Las organizaciones engordan gracias a los buenos tiempos, por lo que la reducción de costos produce, al principio, grandes beneficios. Pero los beneficios disminuyen mas y mas a medida que se eliminan esta gordura fácil Los beneficios competitivos de la reducción de costos aparecen temprano si sus principales competidores reducen sus costos lentamente, pero tan pronto como estos comiencen a mantener el ritmo desaparecerá la ventaja competitiva. En consecuencia, la reducción de costos como ejercicio periódico y el control de costos como actitud permanente darán buenos resultados inmediatos, pero los beneficios no serán continuos. La estrategia no es suficiente.

La reducción de costos tiene el mismo peligro que la eficiencia, existe el riesgo de olvidar el futuro y reducir tanto lso costos que se ponga en peligro el futuro desarrollo. Algunas actividades no se pueden justificar con juicio en el presente, sino que necesitan una potencial redistribución en el futuro. Si se abandonan tales actividades, el balance mejra momentáneamente, pero no hay nada que alimente el futuro. Se postergan los proyectos sino pueden justificar inmediatamente sus costos. Por ejemplo la adquisición de un montacargas.

Esta permanente actitud de conciencia de los costos puede conducir con facilidad a una peligrosa mezquindad.

No se trata solo de optar por renunciar al beneficio sino justifica el costo. Se trata de hallar maneras de obtener el mismo beneficio a menor costo.

¿Qué es mejor: controlar los costos en todo momento o realizar ejercicios periódicos de reducción de costos? La respuesta es sencilla, debemos optar por ambas cosas.

La respuesta real depende de la naturaleza de la empresa. Si se necesita escaso riesgo, sería preferible un estricto control de costos a fin de evitar su desviación. Pero si la empresa sí exige riesgos puede ser conveniente los ejercicios periódicos de reducción de costos, ya que el control de costos podría inhibir nuevos riesgos.

1. SISTEMAS Y TÉCNICAS PARA REDUCIR COSTOS

1. ACTITUD D EMEJORAR LOS COSTOS:
2. PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE COSTOS:
3. EVITAR COSTOS:
4. REDUCCIÓN DE COSTOS:
5. CONTROL DE COSTOS:

• Costos Estandarizados: se establecen estándares para controlar los costos de las actividades.
• Control Presupuestal: implica que cada parte de la organización prepare su presupuesto de ingreso y/o gastos para el siguiente periodo.
• Control de Pérdidas: implementar procedimientos precautorios que incluyan auditorías y sistemas de control de inventarios. Para minimizar el robo y extravío de bienes, materiales, herramientas, tiempo de trabajo, llamadas telefónicas, dinero, etc, cometidos por el personal interno, de servicios, o externo a la organización.

1. EFECTIVIDAD DE COSTOS: un gasto que genere un ahorro.

• Inversiones de Capital: considerar alternativas que generen cambios estructurales en el proceso de producción y que a mediano y largo plazo produce beneficios económicos.
• Análisis de Costo Beneficio: evalúa oportunidades de inversión potenciales para establecer prioridades entre ellas.
• Informática, Mecanización y Automatización: de ser necesario para reducir los costos después de su aplicación.

CAPITULO IV

ALMACENES DE DISTRIBUCION

1. El almacén es responsable de guardar los materiales, conservándolos en condiciones optimas para su utilización. Existen almacenes de materias primas, artículos en proceso y productos terminados; así como almacenes externos ubicados en otras áreas, incluyendo también los almacenes de las empresas distribuidoras.
   Se consideran como elemento del sistema logístico a todos los tipos de almacenes, esté considera al almacén como un elemento que actúa en las dos etapas del flujo de materiales y este comprende: desde su origen o fuente (Abastecimiento), hasta la entrega del ultimo usuario (Distribución), constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de fa empresa.
   La función de almacenaje es compleja y es por ello que debe ser estudiada analíticamente. La dirección de la empresa tiene que examinar el problema del almacenaje según dos aspectos esenciales.
2. INTRODUCCION
3. El que se refiere a su estructuración, lo que se refiere a fijar su emplazamiento, sus dependencias, e identificar las exigencias de coordinación con los distintos sectores de la empresa.
   Nosotros nos fijaremos en el segundo punto por ser el área donde podremos realizar aportes y poder tomar decisiones; lo que no se podría hacer respecto al primero que determina la ubicación y la jerarquía que corresponde a la empresa en general.
   La finalidad del presente capitulo es mostrar cada una de las actividades que se realizan para el almacenamiento de productos terminados, teniendo en cuenta especialmente que se almacenan productos alimenticios.
4. El que atañe a la organización de su funcionamiento, que se centra en la fijación de las normas practicas para la marcha del almacén.
   
   1. En la organización es muy importante la identificación de la misión del almacén.
      El área de distribución tiene la misión siguiente para todos sus almacenes:
      "Complacer a nuestros clientes con productos y servicios de excelente calidad en tiempo oportuno y a un bajo costo".
   2. MISION
   3. ACTIVIDADES
5. ORGANIZACIÓN

En la organización de la empresa tiene que observarse el reparto de las actividades en funciones, designando estas a los correspondientes órganos. También se puede confiar, varias actividades a la misma persona; en el caso que la empresa sea de condiciones limitadas.

Las actividades que realiza almacenes son:

• Recepción de artículos.
• Estiba de artículos
• Inspección de artículos
• Ubicación de artículos
• Manipulación de artículos
• Despacho de mercadería
• Control de inventarios
• Mantenimiento de almacén

Todas estas actividades están a cargo del jefe de almacén quien verifica que los obreros o estibadores realicen correctamente su trabajo.

1. FUNCIONES DEL PERSONAL

a) Jefe de Almacén: Se encarga de

• Controlar el manipuleo, transporte de materiales.
• Controlar el ingreso y salida de productos al almacén
• Controlar la rotación de los productos con mayor vencimiento
• Contratar los servicios de transporte para despacho.
• Controlar la labor del personal de almacén

b) Despachador

• Apoyar al jefe del almacén en la labor de despacho y recepción.
• Controlar las cantidades y calidades de los productos.

c) Estibadores

• Despachar los productos a los distribuidores
• Manipular los productos que ingresan y salen del almacén
• Recepción de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento.
• Realizar el mantenimiento y limpieza del almacén.

d) Personal de vigilancia

• Controlar el ingreso de personas al almacén
• Vigilar el ingreso de las unidades al almacén

1. La organización del almacén debe ser armonizada con el sector productivo y comercial , adecuándose a sus respectivas exigencias, especialmente con ventas.
   Así la variedad de artículos y las promociones con ofertas que realiza ventas; hace que se realice un control de inventarios mayor. Tenemos un total de 24 productos y 519 items.
   TABLA N° 1
   VARIEDAD DE PRODUCTOS EN ALMACEN

   PRODUCTOS	ÍTEMS	PRODUCTOS	ÍTEMS
   Tomates	4	Basic nutritional	5
   Mayonesa	14	Cooking ingredients	11
   Mostaza	1	Other beverages( Ade's)	9
   Dry soups	6	Aceites	12
   Flavored carbohidrates	3	Margarina	31
   Manteca	2	productos higiénicos	13
   Bebidas filtrantes	47	Jabón de lavar	11
   Detergente	40	Jabón de tocador	46
   Cremas corporales	8	Dentrificos	41
   Champúes	92	Talco	4
   Reacondicionador	19	Desodorante	70
   Cremas humectantes	21	Cremas limpiadoras	9

   Fuente: Reporte de Saldos de Almacén
   Los almacenes regionales conocen cual es la cuota que se tiene que cumplir en ventas, y cuenta con los artículos que requiere. Cada mes el objetivo mensual varia de acuerdo a la demanda, ver anexo al final el objetivo mensual de cada producto.
   Durante la recepción se mantiene en comunicación con Lima, a través del teléfono o correo electrónico. Se conoce de la fecha de llegada del transportista, que en algunos casos no se cumple por demora del transportista, ver como anexo al final.
   Durante el despacho existen ocasiones que por la falta de coordinación entre administración ocasiona una demora el la emisión de las facturas de venta, habiendo casos que el camión cargado tiene que espera.
   MEDIOS Y MATERIALES
   Los medios y materiales son los que ayudan al personal a cumplir con sus funciones (recepción almacenamiento y despacho). Se consideran los locales, las estanterías, los medios de transporte interno y equipo de almacenaje.
   El almacén propiamente dicho es de forma rectangular, techado de concreto y calaminas, con paredes de sillar, se detallara en el punto 4.3 "Análisis de la zona de almacenaje".
   Los estantes son de madera del tipo abierto, se encuentran en el modulo 7. Los estantes se usan para productos de poco peso y pequeñas dimensiones. En los demás módulos se usan parihuelas o palets para guardar los productos.
   El palet o parihuela es un dispositivo móvil constituido por dos pisos unidos entre si, cuya altura esta reducida al mínimo y compatible con la manipulación por medio de carretillas elevadoras con horquillas.
   El uso de parihuelas debe ser obligatorio, por razones técnicas, Los palets o parihuelas debe reunir las condiciones adecuadas para que puedan ser utilizadas con seguridad para el producto.
   La parihuela debe tener la siguientes medidas:
   Largo: 1.20 mt.
   Ancho: 1.10 mt
   Espesor:0.15 mt
   En el almacén se cuenta con 913 parihuelas pero con dimensiones diferentes, desgastadas y astilladas por el uso.
   Los transportes internos son cinco carretas de 4 ruedas y dos carretillas de 2 ruedas de jebe; para realizar desplazamientos para transportar materiales en cajas y de poco peso.
   Existe una carretilla hidráulica para levantar las parihuelas o palets y hacer desplazamientos, carga bolsas, baldes, latas es decir para materiales pesados.
   TABLA N° 4.2
   TIPO Y PESO DE CARRETAS
   Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior
   Fuente: Elaboración Propia
   El equipo de almacenaje que se cuenta además son: escalera movible, mantas térmicas, cartones, bolsas, etc.
2. COORDINACIÓN
3. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

A. RECEPCIÓN DEL PRODUCTO

• Se recibe productos terminados procedente de fabricas y almacenes, estos se recepcionan en forma apilada en el camión de transporte.
• Los estibadores preparan los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos.
• El responsable de ingreso al almacén verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos.
• El jefe de almacén verificara la disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto.
• Los productos procedentes de planta y almacenes ,vienen estibados con separadores de cartón entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas térmicas. La manipulación de los productos se realiza según Anexo A.

B. DESCARGA

• La descarga se realiza con 4 operarios. La descarga empieza con uno alcanzando los productos y los otros dos apilando.
• Durante la descarga se inspecciona visualmente el producto para seleccionar los que estuvieran defectuosos, indicando brevemente el tipo de defecto juego se procede a su selección y recuperación ver (Anexo B).
• La documentación correspondiente para verificar las cantidades es a través de la Guía de Remisión para el caso de transferencia de plantas o almacenes.
• Los diversos tipos de transporte, hacen que en ocasiones se empiece descargando a veces por el centro y no por la plataforma de descarga. E incluso algunos productos se lanzan por encima del camión debido a que si se abre la puerta los productos se caerían.
• No existe el espacio adecuado entre la orilla del camión y las cargas estibadas para evitar que inicie la descarga pisando los productos.
• Luego de finalizada la descarga el jefe del almacén ingresa al sistema con el numero de documento interno y hace el parte de recepción y se coteja con la guía de remisión y se archiva. En caso de haber diferencias debe anotar la observación respectiva en la guía e informar al jefe administrativo y el responsable del envió.

C. ESTIBA

• Conforme se va descargando el producto este se debe apilar en las paletas o parihuelas, cuidando que no exceda la altura máxima determinada en el Patrón de estiba de productos terminados (Anexo C ). Asimismo, se debe seguir las instrucciones, respecto al sentido de apilamiento de las mismas.
• Si son pesados(aceites) y en mayor cantidad(margarinas) los productos se colocan de frente en la paleta, si son ligeros y poca cantidad( productos de limpieza) se apilan en los transportes; y se llevan a su lugar.
• Los estibadores aseguran que la primera "cama" este bien colocada sobre la parihuela o transporte, cuidando que los productos no sobresalgan de las orillas de la palet .
• Terminada la estiba, previa verificación de las disponibilidad de espacio y designación del área dentro de los módulos donde se depositan los productos, los encargados del transporte (estibadores) procederán al traslado de la mercadería desde la zona de recepción hasta la zona de almacenaje.

D. ALMACENAMIENTO

• Los productos almacenados se encuentran distribuidos por línea de producto en módulos de acuerdo al Plano de Distribución en:

Modulo 1: Aceites en balde y lata

Modulo 2: Aceites en caja y manteca

Modulo 3: Margarinas y otros

Modulo 4: Bebidas filtrantes y otros

Modulo 5: Detergente y jabón de lavar

Modulo 6: Champúes y jabones de tocador

Modulo 7: Desodorantes

Modulo 8: Productos de desecho

• Durante el almacenamiento, el principal factor que se considera es la rotación de los productos. Los productos de mayor rotación se almacenan cerca de la salida de los módulos. Incluso los productos con fecha de vencimiento reciente se ponen cerca de la vista y los de mayor vencimiento atrás.
• La rotación de productos terminados debe seguir el Método FIFO — Primeras entradas primeras salidas, para ello se deben utilizar adecuadamente los tableros de identificación .
• Cada unidad paletizada tiene identificada con un letrero adherido que indique fecha de recepción ,tipo de producto y encargado de unidad de transporte, se usa como un control interno.
• Los productos no se almacenan en cámaras de conservación, las condiciones ambientales del lugar permite conservar los productos. (Anexo D).Los productos se encuentran almacenados sobre parihuelas y no sobre el piso, para protegerlos de la humedad, de los derrames de liquido y de la suciedad.
• Los productos se apilan de acuerdo a la experiencia, siguiendo un patrón de colocación o sentido de colocación de los productos. Según la Paletización de Productos. Ver Anexo E.
• La ubicación exacta se da a través del tipo de productos en los módulos y luego por el nombre y código. En caso de productos de rápido vencimiento además de los datos anteriores se busca por el código de vencimiento.
• La búsqueda de los productos se realiza de acuerdo a la experiencia del despachador y en algunos casos a la búsqueda de palet caja por caja.

D. REPOCISION DE PRODUCTOS

• Realizado el despacho, el sistema descarga los productos faltantes. Indica la cantidad existente. Y al final de la jornada se coteja con el reporte diario de existencias.
• Se realiza un control diario, especialmente con los productos con mayor vencimiento, al finalizar el día de trabajo.
• Se realizan envíos desde el almacén central hasta cumplir la cuota de venta. En el almacén siempre se cuenta 40% de la cuota para cubrir la demanda hasta la llegada del envió.

F. DESPACHO

SALIDA A STOCKISTA PROVINCIAL

• El despacho se inicia con una orden de venta del vendedor de la empresa por pedido del distribuidor.
• El jefe de almacén se contacta con el transportistas disponible o con transportistas para la zona para llevar la carga.
• El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades.
• De acuerdo a la cantidad y al tipo de producto se cargan los productos en el transporte o se levantan con el pato hidráulico y se llevan a la zona de despacho.
• Se despachan productos que estén en buen estado. En caso de detectarse productos defectuosos, se separaran de la carga y se procederá de acuerdo al anexo selección y recuperación de productos defectuosos (anexo B). El encargado del despacho debe llevar el control de los productos defectuosos detectados en el despacho y comunicar al administrador.
• La estiba en los vehículos de transporte debe realizase cumpliendo las disposiciones de los instructivos de manipulación y según el patrón de estiba correspondiente, respetando los niveles de altura máxima .
• El transportista debe verificar la cantidad y calidad que se carga, para evitar los reclamos del cliente.
• La carga es protegida con toldos o mantas. Si la carga incluye margarinas, el camión debe proteger el producto con mantas térmicas.
• La carga en las unidades de transporte se realiza con 3 o también 4 operarios. Mientras uno coloca los productos los otros 2 alcanzan al camión.
• La documentación debe estar conforme con la Guía de Remisión, Factura o con las facturas respectivas.

SALIDAS LOCALES

• El despacho se inicia con una orden de venta que ingresa al sistema el vendedor por demanda del distribuidor local.
• El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades.
• El transporte se encuentra ya disponible en el almacén, el distribuidor llega con su unidad y estibadores( 4 o 5 como mínimo).
• El transportista de turno estará en la obligación de presentar su unidad con todos los requisitos que exige el formato de check List vehicular el cual se realizara todos los días lunes antes del inicio de actividades.
• Para despachos locales cada unidad trabaja con su personal de estibaje totalmente independiente uno del otro con el fin de evitar malos entendidos
• El personal de vigilancia es el encargado de verificar si se cumple este requisito, de lo contrario no podrán ingresar a las instalaciones del almacén.
• La documentación debe estar conforme con la Guía de Remisión, Factura o con las facturas respectivas por ser un despacho local.

G. DEVOLUCIONES

• Las devoluciones se presentan generalmente en la zona local y se presenta por los motivos siguientes:
• El transportista regresa con los productos no aceptados, por vencimiento o por calidad del producto. Ver Anexo F.
• El jefe de almacén los acepta y los coloca en el almacén de productos vencidos. Aquellos recuperables se trata de venderlos y se les coloca en el almacén normal.
• Aprovechando un transporte hacia Lima se despachan los productos vencidos.

A continuación se presenta los procedimientos en el ciclo de almacenamiento.

1. ANÁLISIS DE LA ZONA DE ALMACENAJE

El espacio que se dispone para almacenar propiamente ha sido dividido. Los distintos materiales a almacenar se han agrupado según sus características en distintos almacenes llamados módulos, distinguiéndose los siguientes:

1. Modulo 1: Lugar donde se almacena todos los aceites en latas, y baldes.
2. Modulo 2: Se almacenan aceites en caja y mantecas.
3. Modulo 3 y 4:Se almacenan margarinas, mayonesa, mostaza, maicena las infusiones de hierbas, cremas, puré, ingredientes para la cocina.
4. Modulo 5: Se almacenan los detergentes y jabones de lavar.
5. Modulo 6: En este modulo se almacenan los productos de limpieza personal como: champúes jaboncillos, dentrificos.
6. Modulo 7: Se almacenan en estantes desodorantes, talcos, cremas.
   1. 1. La forma física del almacén es de forma rectangular de 40 metros de largo y 35 metros de ancho ; con un área total de 1400 m2. Las operaciones se realizan en un único piso, utilizando parihuelas para colocarlas y guardarlas cierta cantidad formando una pila o ruma constituyendo una unidad de carga.
         No se pueden colocar demasiado productos encima de otro, porque dañaría al que esta mas abajo. Por eso no se usa la altura del almacén y porque no tiene los medios para alcanzarlos.
         Por tratarse de productos perecibles con ciertas condiciones especiales de almacenamiento. No se requiere equipo especial de conservación, las condiciones ambientales de la ciudad hace que los artículos se conserven.
         En el almacén existen pasillos por donde se realiza el transito y movimiento de materiales. Existen pasillos de 1.50 mts. considerados principales y pasillos secundarios o laterales de 1.20 mts.
         Para permitir mejor circulación del aire, facilitar la limpieza y un mejor control de insectos y roedores, se debe dejar los espacios correspondientes entre paredes y rumas (0.50-0.80 mts.).
         Por ello se realiza una labor de Limpieza y Sanatización( Anexo G). Igualmente debe haber espacio entre fila de rumas (0.20-0.30 mts.),y entre la ultima cama y techo de los módulos (1.5-2.0 mts.).
         El almacén cuenta con iluminación de luz blanca con fluorescente. En cada modulo así como en oficinas las instalaciones eléctricas están protegidas para evitar accidentes.
         El tema de seguridad esta implementado a través de un plano de seguridad con la ubicación de los extintores, botiquín para emergencias, cilindros de aserrín en caso de derrame de aceite.
         La elaboración de un reporte de actividades inseguras por los estibadores, aseguran un mejoramiento tanto para los artículos y el personal. Ver Anexo H.
         Modulo 1
         Ubicada a la entrada de recepción, en el se guardan aceites de lata y aceite en baldes. la distribución de las parihuelas es perpendicular a la entrada de los vehículos por recepción. Su techo es de dos aguas, con calamina y sus columnas son reforzadas con acero, para protegerlas de los vehículos cuando ingresan para cargar o descargar. El piso es de cemento cubierto con una capa de brea.
         En esta área también se encuentra la zona de recuperación de baldes dañados.
         Modulo 2 – 3 y 4
         Es el modulo mas grande del almacén, existe un pasillo principal de 1.60 mt de ancho que recorre el lado horizontal del modulo; dos pasillos segundario que se juntan al principal de 1.20 mts. Las parihuelas están dispuestas en forma perpendicular al pasillo principal asegurando un aprovechamiento máximo del espacio. Su techo es de concreto y piso de cemento y esta señalado con letras de A-Z.
         Modulo 5
         Ubicado al costado de las oficinas de administración, aquí se guardan los detergentes y jabones de lavar, al igual que el modulo 1, tiene techo de dos aguas con soportes de madera, un pasillo de 1.60 mts de ancho que pasa el modulo. Las parihuelas están distribuidas perpendicular al pasillo. Tiene dos salidas una por el modulo 2 y otra por el modulo 1.
         Modulo 6
         Se encuentra al lado del parqueo del almacén, es el modulo de los productos de limpieza y cuidado personal, por eso tiene techo de concreto y piso de cemento. Tiene 2 pasillos de 1.50 mts de ancho a lo largo del modulo.
         Tiene una puerta de 2 mts para la entrada y salida, por donde se realizan las operaciones de almacén.
         Modulo 7
         Ubicado a lado de la oficina de almacén, su área de 21 m2, contiene productos pequeños y de poco peso, colocados en estantes de madera y metálicos.
         Modulo 8
         En este modulo al lado del patio y parqueo del almacén guarda los productos vencidos o que sus características físicas están dañadas y no se pueden recuperar. Igualmente guarda las promociones de algunos productos como baldes, bolsas, expendedores, etc.
         A continuación se muestra la capacidad física y en toneladas de cada módulo del almacén y su distribución física:
         TABLA N° 4.3
         CAPACIDAD DE MODULOS EN ALMACEN

         Modulo	9	2-3-4	5	6
         Capacidad en palets	75	689	91	58
         Existencia en palets	-	-	-	-
         Capacidad promedio (TN)	94.5	434	114.66	73.08
         Existencia promedio ( TN)	-	-	-	-
         Área del modulo (m2)	110.25	608.0	133.77	85.26

         Fuente: Archivos de Almacén
      2. DISTRIBUCIÓN FÍSICA DEL ALMACÉN
      3. ZONA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO
      Para la recepción se reciben 3 camiones de 30 TN a la semana procedente del almacén central en Lima. Como promedio se envía 25 TN . a continuación se muestra el cuadro de envíos con su peso:
      TABLA N°4.4
      COSTO DE TRASPORTE POR PESO

      Flete(S/.)	Peso( Kg)
      2,626.08	29,179.00
      2,515.27	27, 947.00
      2,426.21	26, 958.00
      2,647.28	29,420.00
      2,822.82	31, 365.00
      258.78	2,875.00
      2,144.90	23, 832.00
      2,509.66	27, 885.00
      1,700.14	18, 890.00
      2,653.44	29,483.00
      2,534.99	28,167.00
      2,667.93	29, 644.00
      2,463.39	27,371.00
      2,499.25	27,769.00

      Fuente: Parte de Recepción
      El despacho se realiza con una frecuencia de 2 camiones a la semana. Las zonas mas importantes y la cantidad despachada se muestran a continuación.
      TABLA N° 4.5
      ZONAS DE DISTRIBUCIÓN

      Distribuidor	Zona	Flete	Despachado TN
      Hispánica EIRL	Arequipa	S1.15	80
      Makisur	Camana y Mollendo	S/.42	20
      Importadora J. Luis	Tacna	S1.75	20
      Tecnología Importaciones Juliaca	Juliaca	S/.70	40

      Fuente: Elaboración Propia
      Los envíos se realizan a clientes especiales( clientes que compran en cantidad) y a stockistas( distribuidores) ubicados en la zona. Cuando se realiza la venta el transportista regresa con la factura(s) para su liquidación
      El tiempo de operaciones para la descarga y despacho así como su costo es:
      TABLA N° 4.6
      COSTO DE CARGA Y DESCARGA

      Operación	Costo S/ TN	Trans porte X mes	Promedio (TN) mensual	Tiempo (Hora)x camión	Operarios	Mensual	Anual
      Carga	3.00	8	25	3	4	600.0	7200.0
      Descarga	3.00	15	30	3-4	4	1350.0	16200.0

      Fuente: Elaboración Propia
      Para la recepción y despacho y las operaciones de carga y descarga se realizan por una plataforma de 8.50 mts de largo y 1.20 de alto que permite realizar las labores sin levantar los artículos, lo laborioso es llevarlas al final de la unidad de transporte porque las carretas no entran ; debido a que la plataforma no alcanza la altura de la unidad.
      Igualmente no existe un área definida para revisión, esta se hace en forma visual, y se realiza al momento de cargar y descargar.
      Siendo estas zonas los lugares donde se reciben los artículos se necesita grandes espacios que permita la llegada y salida de los transportes externos, y se pueda maniobrar perfectamente y que no ocasione demoras. El despacho y recepción cuenta con un área de 108 mts y, sólo existe una puerta de salida e ingreso para las unidades de transporte de 6 metros. Las columnas en el área de recepción están reforzadas y protegidas con varas de acero para evitar su deterioro.
      La oficina de control del almacén esta a 8mts a la zona de despacho y recepción que a la vez funciona como oficina del jefe de almacén, donde se realizan los reportes y registro de inventario.
   2. CONCLUSIONES
7. Modulo 8: Productos de desecho y de caducidad, como los provenientes por devolución.

• No existe un sistema de ubicación para los almacenes, lo que origina que la búsqueda de los materiales en almacén sea lenta, originando demoras y retraso en la atención de los clientes.
• La presencia de ciertos materiales defectuosos producto de su tratamiento y condiciones ambientales.
• No existe un equilibrio en la carga de trabajo , ya que unos días las tareas son mas pesadas que otras, debido a variación de la demanda
• El despacho de los artículos podría mejorarse con un desnivel que llegue hasta la altura de la plataforma del vehículo.
• Existe una acumulación inadecuada de las paletas no utilizadas, dificultando en transito y ocupación de espacio.
• Se presentan demoras en el conteo de artículos en la descarga y despacho, y se cometen errores por terminar rápido.
• Por lo observado la mayoría de los pisos están dañados. ocasionado mayor esfuerzo y dañando las unidades de transporte.
• El movimiento de entrada y salida de los materiales se realiza por una sola puerta. Así mismo el área de recepción y despacho es reducido.
• Poco control con los productos con mayor vencimiento, ya que el sistema no los controla.

CAPITULO V

CONTROL DE INVENTARIOS

1. Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del proveedor.
   Los inventarios varían en razón de su consumo o la venta de cada articulo que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.
   El movimiento que se produce en los almacenes, de cada articulo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como el lapso en que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para emitir la requisición, hasta que los materiales estén disponibles en el almacén para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.
2. INTRODUCCIÓN
   Cada empresa debe analizar sus existencias en relación a su variedad y cantidad, para clasificarlas de acuerdo a las características que cada articulo o grupo de artículos presenta, de manera de facilitar el control.
   También estar al tanto de su movimiento o detención, y lograr renovaciones adecuadas en relación a la necesidad que se tenga de cada articulo, así como variedades que se pueden reducirse.
   1. ANÁLISIS DE INVENTARIOS
3. CONTROL DE INVENTARIOS

• El control de los artículos es a través del Sistema. TNVT plus ( Ver Anexo 1).
• Los formatos que utiliza para controlar el almacén son: Reporte de Ordenes en Transito.

Parte de Recepción.

Orden de Pedido.

Orden de Venta.

Valoración del Inventario (saldos). Ver Anexos J — N.

• Existe un formato interno en los palets de mayor vencimiento (margarinas), como control personal del jefe de almacén, tipo kardex, que proporciona los siguientes datos:

Nombre del articulo

Código del artículo

Código de vencimiento

Fecha de ingreso y de salida

Cantidad de salidas e ingresos

Transportista que entrega la mercadería

Saldos

• La información que presenta no es actualizada ya que se realiza ocasionalmente cuando llega el producto y solo es para los productos de rápido vencimiento. Este tipo de control interno es para detectar reclamos o quejas del cliente.( Ver Anexo O)
• No existe un lugar físico que se dedique al control de inventarios, todos los controles los hace el jefe de almacén, descuidando en ocasiones el control de las existencias por estar pendiente de ventas.
• Se realizan inventarios diarios y mensuales.

Inventarios diarios: Al finalizar el día el sistema emite un reporte de saldos, haciendo una comparación con las unidades físicas reales y los despachos realizados en el día, verificando cantidades.

Inventarios mensuales: Se realizan al termino del mes cuando el almacén ha terminado de recibir todos los artículos.

1. CLASIFICACION DE EXISTENCIAS

El almacén regional trabaja con productos terminados destinados al consumo de la población, por tanto los clasifica según:

• Según su uso y movimiento
• Según el proceso productivo
• Según su obtención

Según su uso y movimiento

El inventario normal o activo; son materiales de uso cierto y constante que deben existir permanentemente en los almacenes y cuya renovación se regula en función del consumo y el tiempo de demora en contar con ellos. El sistema los clasifica como A1

Existen productos con ofertas promociones que por su condición especial necesitan ser controlados, el sistema los clasifica como A4

Hay también inventarios obsoleto, formado por materiales declarados fuera de uso, que no tienen movimiento o posibilidades de consumo, por haberse dejado de utilizar en la empresa. Su permanencia en los almacenes causan gastos y perdidas a la empresa por los espacios que ocupan. El sistema los clasifica como N1

Según el proceso productivo

Son productos que provienen de planta, en general son los artículos que salen de la línea de producción; es decir son los productos que fabrica la empresa.

Según su obtención

Son artículos adquiridas en el extranjero y productos nacionales por subcontratación. Los países de donde se importa son: Argentina, Chile, Ecuador.

1. PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS

• El sistema que cuenta la empresa clasifica los artículos por módulos y grupos, esto es según tipo de productos.
• Así mismo el sistema clasifica los productos por valor, según el costo de producción. No utiliza la clasificación ABC.
• Existe una cuota determinada por los consumos mensuales, la cual se renueva cada vez.
• Los planes de la empresa son de tratar de cumplir la cuota de cada producto. Por tanto se llena el almacén hasta completar la cuota .
• Se recibe la cantidad de artículos que según los planes de ventas se demandan. La reposición se realiza dentro de las primeras dos semanas hasta cumplir la cuota.
• Con el consumo mensual se calcula la cuota pero no se mide niveles de máximos y mínimos de los artículos, el punto de pedido, la cantidad a pedir, el numero de envíos.
• Hay planes de crecimiento de ventas, considerando que nunca se cumplirá con la demanda. Por lo cual se recibe la cantidad pedida independiente que si almacén dispone del producto, incrementándose la cuota para el siguiente mes.
• La cantidad pedida ( envió de la cuota) se podría considerar constante con pequeñas diferencias por la variación del consumo.
• Un adecuado plan con los proveedores de transporte y buenas relaciones asegura tener los mejores costos de transporte.
• Un plan de mantenimiento y mejora de las instalaciones permite reducir los accidentes, mejorar la eficiencia, a través del reporte de los operarios en el quehacer de sus operaciones.
• La gran diversificación de productos así como la comercialización de productos con oferta por temporadas, hace mas costoso el control.
• No se consideran los costos de almacenamiento y mantenimiento. Y lo mas importante el costo por faltantes.
• Hay artículos que varían de temporada y se dejan de producir. 0 también productos que cambian en su presentación o composición. Que originan rezagos en algunos productos pero que no rotan en el almacén.
• La frecuencia de faltantes es alta, especialmente con los productos de vencimiento rápido.
• La frecuencia de rotación no se conoce. Pero por la experiencia la salida de productos es la cuotas de cada producto. ( Ver Anexo P)

1. PROCEDIMIENTOS

A. INVENTARIO MENSUAL:

• Para realizar el inventario el sistema emite un documento llamado control de etiquetas. Contiene el código del producto, nombre del producto y su ubicación.( Ver Anexo Q).
• Es en forma manual y se realiza a fin de mes. Se empieza en el modulo 1 y se cuenta la pila existente en la palet o parihuela.
• El responsable de llevar a cabo el inventario es el jefe del almacén con el administrador del almacén. Se elige un día de poco movimiento y disponibilidad de tiempo. Ambos realizan un conteo de los productos
• Al final del inventario se cotejan las cantidades registradas en la etiquetas, con las encontradas físicamente. Después se digita las cantidades encontradas al sistema; emitiendo luego las diferencias; y en caso erróneo se vuelve a realizar el conteo del inventario.

B. RENOVACIÓN DE EXISTENCIAS

• Para renovar las existencias no se compran los productos, existe una cuota que se envía del almacén central.
• La cuota es la cantidad que será demandada en un mes. Pero en ocasiones se envía un 50% mas de acuerdo a la demanda histórica.
• La renovación de la cuota completa o solo una parte, porque el producto no se dispone o porque han priorizado otros almacenes.
• El control de las existencias para renovación se encargan en el almacén central en Lima, a través del sistema que controla la demanda del producto ( El almacén regional no emite un pedido de renovación).
• El jefe de almacén solo verifica la cantidad de productos que faltan para completar la cuota. Por tal motivo se procura contar siempre, de acuerdo a la experiencia y al conocimiento del mercado, con 40% del objetivo mensual evitando rotura de stocks.
• Este porcentaje de seguridad, en ocasiones falla porque no se envía la cuota porque el programa de producción ha paralizado, o porque se envía a otro almacén.

C. ROTACIÓN DE EXISTENCIAS

1. La mercadería se encuentra ubicada de acuerdo al orden de llegada y a los códigos de productos.
2. La mercadería se encuentra identificada en los módulos y en los palets y/o estantes de acuerdo a la experiencia en el manejo de almacén.
3. La salida de los productos terminados se realiza de acuerdo al formato interno para los de mayor vencimiento y la siguiente secuencia:

• Primero el producto con fecha de vencimiento mas cercana a la fecha actual.
• Luego se prosigue con las identificadas con la siguiente fecha hasta agotarlas. Del mismo modo se debe proceder para los productos con menor vencimiento. Concluido este ciclo ,se identificarán nuevamente con el formato interno las rumas con las fechas de vencimiento.

1. El encargado de los Módulos del almacén es el responsable de efectuar una ubicación e identificación de los productos recién ingresados para una adecuada rotación.
2. El Administrador del almacén debe verificar periódicamente que se aplique adecuadamente la rotación de los productos para asegurar el cumplimiento del sistema de Rotación basada en el Método FIFO.

1. Almacenar productos o materiales obliga al personal a conocer en cualquier momento el lugar donde se encuentra cada uno de lo artículos sin tener para ello, que recurrir a la memoria o a recordar donde se puso cada articulo cuando ingresó.
   Sin embargo se recurre a la memoria especialmente de los productos pequeños y con mayor variedad recordando donde se puso cada articulo cuando ingresa al almacén.
   En el capitulo de almacenes dijimos, que esta distribuido en módulos y en él existen parihuelas o palets que constituyen una unidad de carga de un determinado peso o tamaño donde se colocan de una manera especial sobre su base.
2. UBICACION DE LA EXITENCIAS
3. CODIGO DE UBICACIÓN

La codificación es indispensable para la buena administración de un almacén de materiales así como de productos terminados listos para la venta. Todo articulo debe tener un nombre y un numero que sirve de identificación en todos las áreas.

Existen dos codificaciones:

• El código del producto que lo tienen todos los productos y
• El código de producción que poseen las margarinas, detergentes, aceites. es decir los de vencimiento rápido

El código del producto sirve para identificar a los productos y el código de producción o vencimiento sirve; para realizar la rotación de la mercadería y evitar su deterioro. Ver vida útil de productos terminados Anexo R.

Todas las operaciones en el sistema de información se realizan por el código del producto. Por esto algunos productos, debido a su variedad, llegan con el código en sus empaques, especialmente si son importados para evitar confusiones en el almacenamiento y en la entrega al cliente.

El código de vencimiento esta formada de la siguiente manera

AA MM DD—T
o
VENCE: AA MM DD - T

Donde: AA: Últimos dígitos del año de fabricación o vencimiento

MM: Dígitos del mes de fabricación o vencimiento

DD: Dígitos del día de fabricación o vencimiento

T: Turno de producción

El código del producto esta formada por dos campos el primero tendrá las 3 primeras letras del nombre del producto; el segundo un número progresivo de 4 cifras, de la siguiente manera:

DAN 07642 Margarina La Danesa 24 x 50 GR

DOR 5864 Margarita Dorina clásica 30 x 250 GR

CIL 5124 Aceite Cii x 12 Litros Botella

1. CONCLUSIONES

• No hay manera de establecer con exactitud el requerimiento de artículos. ya que se envían según cuota ya establecida.
• La verificación y control de los artículos se resumen únicamente a cantidades realizando un control visual de artículos dañados.
• Igualmente el conocimiento de las fechas de vencimiento de los productos se realiza en forma visual, no habiendo un documento que lo indique.
• No se aprovecha el espacio total, el desorden que existente por la mala colocación de los productos, habiendo perdido de tiempo.
• La planificación y control de inventarios constituye una pieza clave para el funcionamiento correcto de la dependencia logística.

• Jefes, supervisores y asistentes de almacén, responsables de control de inventarios, personal de despacho y, en general, a todas aquellas personas que con responsabilidad administrativa y operativa en los procesos logísticos necesitan conocer métodos modernos de las buenas prácticas de almacenamiento.