El almacen

1. Conceptos Básicos

El almacén es una Unidad dentro de la estructura funcional de una Empresa, que presta servicios bien definidos como son: Control, abastecimiento, custodia y resguardo de los productos y materiales. Esta unidad de servicios cumple un papel muy importante dentro de la organización y funciones comerciales y productivas de la empresa.Específicamente es aquel lugar  donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.

La reglas que se debe cumplir para una política de inventarios de un departamento de almacén depende de la información  respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la mejor fuente de información.   

Esta Area controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, debiendo establecer resguardos físicos y adecuados con la finalidad de protejerlos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios  defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener controlados y actualizados, para facilitar la localización inmediata de los artículos.

Función de los Almacenes:

1. Mantienen las materias primas protejidas de incendios, robos y deterioros.
2. Controlar el acceso exclusivo de personas autorizadas a sus instalaciones.
3. Mantener en constante información al departamento de compras, sobre las existencias actuales o reales de materia prima.
4. Llevar un control minucioso de los movimientos de las materias primas (entradas y salidas)
5. Vigilar  que no se agoten los materiales en Stock (máximos – mínimos).

Función de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de:

1. Retraso en el abastecimiento de materiales.
2. abastecimiento parcial
3. Compra o producción en totales económicos.
4. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

2. Equipos de Almacén

Estrategias y cajas o casilleros:

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

Función de Recepción:

La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía, la actividades de construcción, el procedimiento será el mismo.

Importancia:

La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantasmúltiples. La recepción esta estrechamente ligada a la compra, ya que probable mente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

Proceso

1. Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si esta en orden y en buenas condiciones, si el recipiente esta dañado o no se recibió el numero de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediata mente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos.
2. De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

3. Costos de Almacenamiento

Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales de nominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias y el tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tanto mayores serán los costos de existencias. El costo de existencias (CE es la suma de los sos costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de periodo (CPU) Vemos:

1. El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuación:

   CA = Q/2x Tx Px I

   Donde:

   Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado.

   T= Tiempo de almacenamiento.

   P= Precio Unitario de material y,

   I= Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

   Sin embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios delpersonal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una formula mas amplia – la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la suma de las siguientes tasas (tosas expresadas en porcentaje):
   Ta = Tasa de almacenamiento Físico:

   Ta = 100 x Ax Ca
   C x P
   Donde:
   A= Área ocupada por las existencias.

   Ca= Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento.

   C= Consumo anual del material.

   P= Precio Unitario material.

   Tb= Tasa de retorno del capital detenido en existencias:
   Tb= 100x Ganancia
   Q x P
   Donde:
   Q x P= Valor de los productos almacenados.
   Tc= Tasa de seguros del material almacenado
   Tc= 100x Costo anual del equipo
   Q x P
   Td= Tasa de transporte ,manipulación y distribución del material
   Td= 100x devaluación anual del equipo
   Q x P
   Te= Tasa de obsolescencias del material:
   Te= 100x Perdidas anuales por antigüedad
   Q x P
   En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas explicadas:
   TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf
2. Costo de Almacenamiento:
3. Costo de pedido:

El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento de cada pedido de compra. Para calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos involucrados en el procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el numero de pedidos procesados en el pedido.

CP= Costo anual de los pedidos (CAP)

Numero de pedidos en el año (N)

El CAP se calcula a través de los siguientes gastos efectuados en el año:

1. Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos.
2. Materiales utilizado en la confederación del pedido (formularios, papel, sobres, entre otros).
3. Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, teléfono, fax, gastos de oficina, entre otras).

Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE:

CE = CA + CP

Todos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para reducir al mínimo el CE.

4. Técnicas de Almacenamiento de Materiales

. Dependiendo de las dimensiones y caraceristicas de cada material se emplean diversas técnicas para su almacenamiento, desde sistemas de simple estantería  hasta los de especiales que incluyen técnica  mas complejas. En todo caso la elección para almacenaje de materiales depende en suma de los siguientes factores:                       

1. Disponer de un espacio disponible para una mayor almacenamiento de materiales por llegar. 
2. Contar con el tipo y clasificación ordenado y visible de materiales que serán almacenados.
3. Secciones para selección de almacenamiento especial o materiales especiales.
4. Cantidad de artículos almacenados.
5. Velocidad de atención necesaria, para las entradas y salidas.
6. Tipos de embalajes para cada  producto.        

El sistema de almacenaje debe respetar normas importantes  de la AM. Las principales técnicas de para el almacenaje de mater1al son:

1. Carga unitaria: Es la carga constituida por embalajes de transporte que se componen o acondicionan con cierta cantidad de material posibilitando su manipulación transporte control y almacenamiento como si se tratara de una sola unidad. El concepto de carga unitaria comprende todo un conjunto de carga que contiene un recipiente el cual forma un todo único en cuanto a su manipulación,transporte o almacenaje. La formación de cajas unitarias se hacen a través de un  llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Estas plataformas se clasifican de acuerdo a los siguientes aspectos:  
2. 1. Por el numero de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
   2. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales.
   3. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.
3. Cajas o cajones. Es el almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, arandelas o algunos materiales de oficina, como plumas, lapiceros, etc. Algunos materiales en procesamiento, semi acabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente puede fabricarlas la propia empresa o adquirirlo de algún proveedor. 
4. Estanterías: Son tecnicas de almacenamiento para diversos tipos de materiales  con el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Estas estanterias estan construidas de madera o perfiles metálicos, de diversos tamaños y medidas, los materiales que aqui se guardan deben ser perfectamente identificables y visibles, estos modulos constituyen el modelo de almacenamiento mas simple y económico. Especialmente diseñado para piezas pequeñas y medianas y cuando la existencia no es muy grande. ("segui")
5. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero
6. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la practica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el numero de entradas necesarias a las plataformas.
7. Contenedores flexible: Es una de las técnicas mas recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas

Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

5. Inventario Físico

Se conoce como Inventario a la confirmación de existencias fisicas de una empresa para lo cual se realiza un confrontación con  relación de los bienes patrimoniales. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.

Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.

El inventario se realiza periódicamente casi siempre antes del cierre del periodo fiscal, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; secciones, bodegas, oficinas etc. El inventario físico es importante por las siguientes razones:

1. Podemos constatar las diferencias entre los registros de Existentes en nuestra Base de datos y la existencias físicas (cantidad real en que existe en el almacen).
2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios.
3. Proporciona la aproximación de valorización de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando este se realiza próximo al cierre fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

6. Codificación de Materiales

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados operativos,  operacionalización (procesos para demostrar presencia y cantidad)   de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.

Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.

Especificación: significa la descripción detallada de un articulo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con mas informaciones sobre el artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del articulo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación.

A partir de la sgte.clasificación se puede codificar los materiales.

• Catalogación
• Simplificación
• Especificación
• Normalización
• Codificación
• Estandarización

7. Clasificación y Codificación de los Materiales

La clasificación consiste en agrupar los materiales según sus dimensiones o características, como son clases, modelos, marcas, peso, tipo, características, aplicaciones etc. Estas agrupaciones deben hacerse de una manera ordenada, de tal modo que cada genero ocupe un lugar y sea de fácil localización dentro del  almacén.

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Para facilitar la ubicación de los materiales y productos almacenados considerando que la cantidad de los mismos es muy grande lo cual casi imposibilita su identificación por el nombre de los mismos por lo que  se utiliza la técnica de la codificación, ubicándolos por su código. Codificamos es decir represantamos cada articulo por medio de un conjunto de 10 ó  15 caracteres o letras llamado código. 

codigo alfanumerico en un sistema de almacen

Estos sistemas muy usado en las empresas son los sgtes: Sistema alfabético, numérico y alfanumérico

El sistema alfabético (solo letras)codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. Este sistema limita el numero de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.

En cambio sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y comprende un número mayor de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del articulo.

La codificación de materiales por el sistema alfanumérico
Es un sistema muy usado en la empresas  por su simplicidad, facilidad visual para la búsqueda e información ilimitada en cuanto al número de artículos que contiene.

El Sistema numérico es también muy usado en las empresas por su facilidad de uso en la registración de miles de productos o materiales casi de manera ilimitada

Control del Almacén