El almacen en la epoca moderna

Es asombroso la velocidad con la que avanzan hoy en día los negocios, empleando técnicas de producción administración  y ventas acelerados  esta aceleración y técnica  se dan respondiendo a las demanda masiva actual de un publico consumidor mas exigente en cuanto a la calidad y el precio de lo que compra. estas nuevas tecnologías e investigaciones científicas obedecen a las necesidades, cada día mayores de los consumidores que que pasan por el descubrimiento y desarrollo de nuevos materiales para hacer más bella y funcional la mercancía, dando a conocer la invención de nuevos artículos que antes eran de  uso desconocido y muchos procedimientos científicos para producirlos y distribuirlos por los mercados
En este mismo nivel de aceleración va el hombre con sus capacidades y desarrollo tecnológico  e intelectual para hacer frente a los nuevos descubrimientos e innovaciones  como en el caso de los almacenes en una organización moderna.
De acuerdo al estudio de estas nuevas tecnologías, el almacén viene a ser un medio para lograr beneficios económicos potencialmente altos, aumentando de manera significativa las utilidades de la empresa, y  alejando la idea que se tiene de que el almacén es un mal necesario por que se agrega gastos y diminuyen las utilidades
En la actualidad se piensa de una manera mas científica, al integrar  sus funciones a las de ventas y compras, producción y distribución.
Ahora al almacén se le da la relevancia y altura que debe tener como elemento de una organización creándose puestos ejecutivos como son los de jefe de almacenes o de control de inventarios hasta el ultimo puesto de cargador o joven ayudante. Todos sus estudios son científicos como la localización, las medidas adecuadas y especiales de sus áreas y la distribución y división de sus espacios como medios de manejo y producción y movilización de materiales. teniendo los diseños  mas indicados y modernos para sus estanterías.
En general las empresas en la actualidad necesitan mayor rapidez en la entrega de sus productos
una mejor atención de la demanda contando para ello con las mas eficaces herramientas disponibles  y  dando mayores facilidades en la productividad. Todo esto a partir del establecimiento de políticas, reglas y procedimientos.

Almacen moderno

Metodos y Tecnicas de almacenamiento

Metodos y tecnicas de almacenamiento

1. Administración de inventarios
2. Almacenaje de materias primas
3. Sistemas de almacenaje para productos agrícolas
4. Almacenaje industrial
5. Principios de almacenaje
6. Tipos de Almacenes
7. Zonas de un almacen
8. Unidades de manipulación
9. Distribución del almacén
10. Elementos de manipulación
11. Ubicación de las mercancías en el almacén
12. Clasificación ABC de las referencias
13. Paletización
14. Mejores prácticas de preparación de pedidos (Picking)
15. Carrusel horizontal

Administración de inventarios

Definimos como inventario, todo el conjunto de mercancias disponibles y listadas en almacen para posteriormente ser vendidas o tener un fin distinto, todo este bloque de productos biene a ser parte del activo de la empresa. 

Son 4 los aspectos fundamentales que aseguran una logística almacenaje óptimos:

1. La producción de los artículos  deberá realizarse en un momento determinado.
2. Estableciendo el momento en que debe realizarse su inventario.
3. Determinar que productos merecen una mejor atención o un especial tratamiento
4. Calcular los posibles cambios en los costos de cada producto que forma parte del inventario

En lineas generales podemos concluir en que la administración Inventarios, va ligado a la logística y el almacenaje, por que proporciona la información requerida para el control y manejo de todas las situaciones que involucran   a estas áreas de manera que se controla  los faltantes, unidades falladas, stock de reposición entre otros aspectos, muy importantes.

.

El almacenaje y la logística unidos pueden dar muy buenos resultado, la principal ventaja o beneficio es la atención a la demanda por que se efectúa con mucha rapidez, en contra posición a esto también puede generar muchas desventajas como es el alto costo por la inversión estas técnica de almacenamiento manejo y rendimiento la otra desventaja seria la obsolescencia (Es cuando los productos almacenados se convierten en viejos o ya no son utilizado por los consumidores debido a los rápidos cambios tecnologicos u otras situaciones, dándose la calidad de obsoletos) 

2. Almacenaje de materias primas

El lugar o espacio físico donde los productos o materias primas son depositados recibe el nombre de almacén, es donde aguardan a ser trasladados a la fabrica o bien, a su comercialización. tambien conocido como la instalacion donde se controla el stock, disponibilidad y requerimientos de los mismos. Generalmenta la empresas o fabricas utilizan un espacio extenso y en areas ubicadas en zona industriales para la instalación de almacenes de materias primas. Estas grandes instalaciones estan equipadas para la carga y descarga por vehiculos de transporte pesado, estos camiones se Normalmente las empresas, fabricas, utilizan predios bastante extensos ubicados en zonas industriales destinados al almacenaje de materias primas. Son grandes instalaciones equipadas para la carga y descarga de camiones, muchas veces se sitúan en los puertos marítimos para la descarga directa de los barcos, donde los depositos estan preparados con gruas y elevadores para su correcta descarga

Algunos de estos almacenes se encuentran totalmente automatizados, en donde prácticamente no hay más personal que el que controla las maquinas especializadas que son totalmente controladas por computadoras. El almacenaje de materias primas debe realizarse en condiciones que garanticen la correcta conservación química y biológica y evitar la contaminación exterior. El sitio elegido para el diseño deberá contar con un depósito que facilite la colocación por orden para diferenciar los productos manufacturados y las materias primas, estos materiales deben estar correctamente ordenados y  almacenados parea que se eviten confusiones, para lo cual deben ser clasificados o divididos según el tipo de material.  La infraestructura debe contar con un área  independiente y claramente definida para apilar los productos que se hallen contaminados o con defectos y rechazados . Los materiales que no sean utilizados inmediatamente deben ser almacenados en forma correcta y de acuerdo a las condiciones de ventilación, humedad , temperatura  etc. , es es de mucha importancia para optimizar las condiciones de conservación del producto.

Los establecimientos deben contar con un sistema de estanterías destinadas para almacenar las materias primas, las cuales nunca deben ser depositadas en el suelo ya que pueden ser alteradas fácilmente por factores externos como el polvo y la humedad. El sistema de estanterías también suele facilitar el acceso al producto, su clasificación y mantenimiento.

La luz natural no debe ingresar directamente hacia el producto ya que en algunos casos puede también modificarlos o deteriorarlos El ambiente dentro del almacén debe estar completamente higienizado y sin ningún tipo de plaga o acumulación de basura. Si bien estos conceptos son los más aconsejables está claro que existen ciertas reglamentaciones especiales reguladas por entes nacionales e internacionales para el correcto almacenaje de materias primas.

Lo que hacen los sistemas de almacenaje es regular el flujo de mercancías entre dos conceptos básicos: la disponibilidad y la demanda. Los sistemas de almacenaje son utilizados por fabricantes, importadores, exportadores, comerciantes y hasta transportistas; para que funcionen correctamente deben estar equipados con la última tecnología en maquinaria: grúas, elevadores, palets estandarizados, etc.

3. Sistema de Almacén para productos agrícolas

Uno de los productos que más cuidado requiere en su almacenaje son los productos agrícolas, estos se debe a que éstos se utilizan para la transformación de alimentos y bajo ninguna circunstancia pueden dañarse o ser afectados por plagas. El sistema de almacenaje que se utilice en esta área dependerá siempre del tipo de grano, el tiempo de conservación necesario, los elementos disponibles, la capacidad tecnológica y las condiciones climáticas de la región. Poniendo de ejemplo a Argentina, un país que se destaca por su producción agraria, decimos que los sistemas de almacenaje más recomendables son: silo subterráneo, granel a la intemperie, silo transitorio modular o silo alambre. El primero es un pozo recubierto en polietileno, allí es donde ubicaremos los granos, éstos se cubrirán con el polietileno y un poco de tierra; este sistema de almacenaje es empleado para granos nobles o rústicos.

Los silos transitorios modulares son básicamente paredes de contención fabricadas en chapa y sostenidas por vigas de madera, allí es donde se almacena el grano; por lo general se cubren por mantas plásticas y son excelentes para resistir los climas adversos. A estos silos también se los conoce con el nombre de silos australianos y llegaron a Latinoamérica en la década del ’70, son fáciles de transportar como también de armar. Un sistema de almacenaje que es a travez de hilos de alambre son mallas metalicas que se instalan bajo galpón. 

Finalmente contamos con el granel a la intemperie, aquí estamos haciendo referencia a pilas de granos que se sitúan en lugares altos para evitar la acumulación de agua. De todos los sistemas de almacenaje mencionados no podemos distinguir a uno como el más eficiente, pero debemos poner especial atención a la conservación de los granos, siempre debemos tenerlos secos, por debajo de la base de la humedad y con tratamientos sanitarios eficientes. Se recomienda realizar muestreos en cada una de las unidades del sistema de almacenaje.

4. Almacenaje industrial

Históricamente, el almacén ha sido un espacio de la fábrica donde reposan las mercancías y trabajan los empleados menos cualificados de la compañía. Sin embargo, el nuevo entorno competitivo del siglo XXI ha vuelto obsoleto este planteamiento, ya que:


•        Los clientes cada vez exigen un mejor servicio por parte de los almacenes. Esta mayor exigencia se traduce, por ejemplo, en la necesidad de reducir plazos de respuesta y roturas de inventario o existencias. En teoría, esto debería ser muy fácil de conseguir, garantizando en todo momento suficiente nivel de inventario que dé respuesta puntual a los clientes.

•        No obstante, se debe tratar de ofrecer el mejor servicio posible, tratando de aumentar, a su vez, la productividad del almacén. Y esto ya no es tan fácil. Para ello, habrá que dimensionar el inventario o existencias de tal forma que garantice la máxima rotación y productividad, por un lado, y un adecuado servicio a los puntos de entrega, por otro.

•        Además, la globalización de la competencia, la necesidad de segmentación de los mercados y los cada vez más cambiantes hábitos de los consumidores, obligan a las empresas a comercializar un mayor número de marcas y modelos, lo que se traduce en una mayor cantidad de referencias a gestionar en el almacén.

•        Volviendo con las exigencias de los clientes, éstos tienden a realizar pedidos cada vez más frecuentes y de menor tamaño, lógicamente, en aras de no hacerse cargo de los costos de posesión del inventario o existencias. Esto, además de suponer un mayor número de líneas de pedido a preparar en el almacén, dificulta sobremanera la optimización de la ocupación de los camiones, con lo que la gestión del almacén se vuelve más compleja.

En definitiva, esperamos haber dejado claro que el almacén ha dejado de ser un mero espacio físico donde las mercancías esperan su salida. En este sentido, estamos en disposición de asegurar que una mala gestión del almacén puede derrochar mucho dinero y hacer perder muchos clientes. Por el contrario, una buena gestión del almacén, facilita una reducción de los gastos y puede garantizar una buena calidad de servicio a los clientes.

Uno de los factores más importantes del almacenaje es la administración correcta sistematizada para lograr una pronta identificación y ubicación del producto, para ello se utilizan los métodos mas modernos para almacenaje industrial.

Los controles del movimiento de productos y el mismo almacenamiento deben ir a la altura de la tecnología para poder rendir al máximo nivel. Como mencionábamos anteriormente, el almacenaje industrial se compone de un conjunto de almacenes donde las empresas o industrias depositan sus materias primas o productos terminados, ahora bien, existen varios tipos diferentes de almacenes. Existen aquellos destinados al depósito de materias primas, estos están directamente relacionados con el área de producción de la empresa.

En segundo término tenemos a los almacenes para productos semielaborados, donde se destinan los materiales que han sido modificados de alguna manera durante el proceso de producción. Existen otros tipos de predios para el almacenaje industrial no tan relacionados con la producción, como los depósitos destinados para los productos terminados, de donde serán entregados al cliente o entraran en la cadena de distribución de la empresa. Por otro lado tenemos los almacenes para herramientas y distintos elementos relacionados a los instrumentos o maquinarias de producción, también conocidos como almacenes de mantenimiento. Por último intervienen los almacenes de aprovisionamiento general, donde se guardan los insumos, combustibles, lubricantes y distintos materiales que intervienen tanto en la producción como en el almacenaje industrial.

5. Principios de almacenaje

 A la hora de gestionar un almacén, se debe tener presente una serie de principios básicos que garanticen un óptimo funcionamiento del mismo:

•        Coordinación: el almacén no es un ente aislado del resto de la empresa. En este sentido, la función de almacenaje debe estar coordinada con las funciones de aprovisionamiento, producción y distribución, entre otras, adoptando los principios de la logística integral.
•        Equilibrio: un almacén debe cuidar esencialmente dos aspectos primordiales, como son el nivel de servicio y el nivel de inventario. Muchas veces, por tratar de optimizar una de las variables se perjudica a la otra, por lo que se debe tratar de buscar un equilibrio.
•        Minimizar:
— El espacio disponobe para los productos debe ser usado al maximo para que exista una relaciòn almàximo entre productos almacenados/espacio empleado

•        Flexibilidad: en el momento de diseñar un almacén, recomendamos siempre tener en cuenta las posibles necesidades de evolución que vaya a tener en un futuro, para así poder adaptarlo a las nuevas situaciones que puedan surgir.



6. Tipos de almacenes


Con el objetivo de realizar una primera clasificación de diferentes tipos de almacenes, los podríamos agrupar atendiendo a dos criterios: Según la naturaleza de los artículos almacenados, podríamos diferenciar:
•        Almacén de materias primas.
•        Almacén de productos semielaborados o work in process (WIP).
•        Almacén de productos terminados.
•        Almacén de piezas de recambio.
•        Almacén de materiales auxiliares (baterías, combustible, aceite...).

 Según la función logística que desempeñan los almacenes, se podría distinguir:
•        Almacén de fábrica: se trata del almacén cuya ubicación se encuentra en las propias instalaciones de la fábrica, desde donde recibe los productos y los almacena hasta su despacho.
•        Almacén regulador: normalmente se encuentra situado a pocos kilómetros de las plantas de fabricación. Como su propio nombre indica, su función consiste en regular el flujo de los productos a lo largo de los canales de distribución, recibiendo los productos de fábrica y distribuyéndolos a los puntos de destino según las necesidades.
•        Delegación: también conocido con nombres como «almacén distribuidor», «almacén regional» o «almacén provincial», son almacenes de carácter más local, cuya función consiste en dar servicio a una zona geográfica concreta.
•        Plataforma de tránsito: se trata de espacios logísticos en los que la mercancía no se establece de forma permanente, es decir, los productos transitan a través de las plataformas (cross docking), permaneciendo en ellas unas pocas horas. Se utilizan para operaciones de consolidación (plataformas de consolidación) y desconsolidación (plataformas de distribución) de cargas, siempre con el objetivo de optimizar el flujo logístico de los productos y la ocupación de los camiones.

7. Zonas de un almacen

8.Unidades de manipulación

Algunas de las manipulaciones llevadas a cabo más frecuentemente en un centro logístico son:
•        Descarga de la mercancía.
•        Paletización.
•        Desplazamiento a la zona de almacenes.
•        Almacenaje/Desalmacenaje.
•        Desplazamiento a la zona de picking.
•        Picking/Reposición.
•        Desplazamiento a la zona de preparación.
•        Embalaje, etiquetaje, pesaje.
•        Traslado a la zona de expedición.
•        Agrupamiento de destinos.
•        Carga de las mercancías.
•        Expedición.

Las mercancías que provienen de proveedores pasan por las siguientes actividades:

•        Recepción y manipulación de descarga de los productos en los muelles.
•        Conformación del albarán y la factura.
•        Control cuantitativo y cualitativo.
•        Alta en inventario o existencias de las existencias y ubicación de las mismas.
•        Devolución de los productos no hallados conformes.

Para identificar los productos se puede utilizar el código de barras UPC (Universal Product Code) de EUA o el EAN (European Article Numbering) de Europa.

Otra forma de identificación son las etiquetas RFID (Radio Freequency Identification) que puede convivir con el código de barras.




Por tratar de explicarlo en pocas palabras, el RFID es un sistema compuesto por etiquetas o tags inteligentes, lectores de radiofrecuencia y antenas, de tal forma que las primeras son susceptibles de ser leídas y escritas por los segundos sin ningún contacto visual, gracias a la función que desempeñan las terceras.

 Algunos de los beneficios que se vislumbran a través del nuevo sistema de identificación de productos y/o unidades de manipulación podrían ser los siguientes:

• La capacidad de memoria de almacenamiento de datos es significativamente mayor que en el caso de los códigos de barras.

La información contenida en los tags es variable, por lo que las etiquetas son reutilizables, mientras que la información en los códigos de barras es estática.

El RFID permite la lectura de múltiples etiquetas de forma simultánea, mientras que los códigos de barras deben ser leídos de uno en uno.
No es necesario que exista contacto visual entre el lector y la etiqueta, aspecto que resulta imprescindible en la lectura de los códigos de barras.

En sentido contrario, cabe decir que hoy en día la comercialización e utilización del RFID como sistema de identificación se está viendo frenada por el alto costo de las etiquetas, así como por una falta de estandarización del sistema.

Debemos considerar varios tipos de unidades de manipulación:
•        Unidad de consumo: La unidad de compra por parte del consumidor.
•        Unidad de distribución: Agrupación de unidades de consumo para reducir el número de manipulaciones.
•        Unidad de expedición: Agrupación de unidades de distribución para facilitar la carga y el transporte.
•        Unidad de almacenaje: Definición de una unidad normalizada para el aprovechamiento de las instalaciones de almacenaje.

En las operaciones logísticas y sus flujos físicos es muy importante disponer de un tipo normalizado, de unidad de manipulación, que permita:
•        Manipular el máximo de unidades en un solo movimiento.
•        Normalizar el transporte y la tasa de ocupación de los vehículos.
•        Utilizar las instalaciones del almacén en su máxima ocupación y capacidad.

Por ello, es necesario que se disponga de una concreta unidad normalizada en todo el circuito logístico:

UNIDADES FÍSICAS LOGÍSTICAS CARACTERÍSTICAS LOGÍSTICAS

•        VOLUMEN.
•        PESO.
•        FORMA (TOPOLOGÍA).
•        UNIDADES CONTENIDAS/UNIDAD CONTINENTE.
•        RESISTENCIA.
•        ESTABILIDAD.
•        MANEJABILIDAD: Medios de manipulación requeridos.
•        ASPECTOS ECONÓMICOS.
•        ASPECTOS ECOLÓGICOS: — Reutilización; retornabilidad. — Recuperación; reproceso. — Eliminación de residuos.

9. Distribución del almacén

Se tratará de describir cada uno de los sistemas y elementos utilizables en los almacenes, indicando en cada caso las ventajas e inconvenientes que pueda acarrear su utilización.

Sistemas de almacenamiento en bloque, estiba o apilado

Tienen la ventaja de que no utilizan estructuras ni estanterías, con lo que se ahorra espacio e infraestructuras. Como inconveniente se tiene la limitación del peso que pueda soportar la base de la estiba para su estabilidad y puede dificultar el esquema FIFO, ya que los primeros productos que entran se encuentran en la parte baja de la estiba.

Pueden ser: estanterías ligeras para productos de bajo peso; estantería de cargas largas (cantiléver) para almacenar productos de forma alargada como tubos, perfiles, etc.; estanterías especiales para tamaños y pesos no comunes y estanterías para pallets.

Las ventajas de la estantería de Pallets es que alcanzan una mayor altura que las de bloque y son accesibles a través de pasillos entre las estanterías, con lo que se puede implementar el sistema FIFO. El mayor inconveniente de este sistema es que se pierde espacio entre los “pasillos”.

Paletización compacta

En esta no existen pasillos entre estantes, pueden tener diferentes profundidades y los montacargas las pueden acceder por el frente (Drive in) con un flujo de productos LIFO. Los sistemas para acceso tanto por el frente como por atrás (Drive through) permiten implementar el sistema FIFO:

Tienen la ventaja de alto índice de aprovechamiento de espacio por la eliminación de pasillos “ociosos”. Aunque tiene los inconvenientes siguientes: no permiten un acceso directo a todos los productos almacenados (por ejemplo un pallet de en medio); el acceso frontal solo permite el esquema LIFO.

Paletización móvil

Es similar a la de bloques con la opción de apertura de pasillos para acceder a cualquier producto.

Ventajas de este sistema de almacenamiento: El sistema de almacenamiento basado en estanterías móviles combina las ventajas de la paletización convencional y la paletización compacta, a saber:

•        Permite un óptimo aprovechamiento del espacio, ya que, en esencia, se trata de un sistema de almacenamiento compacto, es decir, sin pasillos.

•        Precisamente su aspecto diferencial, la capacidad de apertura eventual de pasillos, ofrece como beneficio el poder tener acceso directo a todos los productos.

 Inconvenientes de este sistema de almacenamiento:

•        Algunos usuarios de este tipo de sistemas de almacenamiento se quejan de la lentitud en el proceso de apertura y cierre de los pasillos.

•        El precio de las estanterías y el sistema, en comparación con la paletización convencional y compacta, resulta económicamente menos viable.

El sistema de paletización móvil es bastante utilizado en los almacenes de temperatura controlada y las cámaras frigoríficas, donde el m 2 resulta especialmente caro.

Paletización dinámica

En ésta, los pallets se deslizan de un extremo a otro (Drive through) por gravedad, aprovechando que los dos extremos se encuentran a alturas diferentes.

Se pueden lograr ahorros en la manipulación de pallets, en un bloque compacto se aprovecha el espacio y el sistema obliga a un esquema FIFO. Tiene la desventaja de su alto costo.

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DE LAS MERCANCÍAS

Almacenaje ordenado o a hueco fijo

 Supone que cada referencia tiene una ubicación fija. Facilita el control de productos almacenados y los huecos se pueden adaptar a las características físicas del producto. Tiene el inconveniente de que se tienen que prever a capacidad máxima de productos, que en muchos casos se desperdician estos huecos.

Almacenaje caótico o de hueco libre

Supone que a cada referencia le será asignada una ubicación variable en cada caso, en función de los espacios disponibles en cada momento. De esta forma el almacén puede ser diseñado a capacidad media y se aprovecha mejor el espacio ajustado a la realidad.

Tiene el inconveniente de que el control de los productos es más complejo por lo que se requiere de un sistema informático.

10. Elementos de manipulación

Montacargas manual

Se puede utilizar para carga y descarga de medios de transporte de tonelaje pequeño.

Montacargas eléctrico

Se tienen  dos tipos: conductor a pie o conductor montado.

Montacargas para estiba o apiladores

Tienen una gran capacidad de elevación

Montacargas

Tiene capacidad para manejar pesos elevados, para lo cual dispone de un contrapeso en la parte posterior para evitar volcaduras. Tiene capacidad para elevar cargas hasta los 5 – 6m, requieren pasillos de 3,4 o 5 m para su maniobra.

Montacargas retráctil

Tiene capacidad de retraer sus horquillas o “cuernos” para efectuar trabajos delicados de precisión. Puede elevar cargas hasta los 10m y con menos ancho de pasillo de maniobras de 2.5 a 3m.

Montacargas trilateral

Tiene capacidad de elevar de 12 a 14 m con pasillo para maniobra de 1.8 a 1.9m.

Transelevadores automatizados

Se denominan transelevadores cuando manipulan pallets y mini-loads cuando manipulan cajas pequeñas o contenedores.

Lasventajas que puede ofrecer un sistema automático de manipulación de cargas como éste pueden ser numerosas, a saber:

•        Rapidez de movimientos, lo cual puede reducir los tiempos de respuesta a clientes.

•        Mayor fiabilidad o, lo que es lo mismo, disminución de errores en la manipulación de productos.

•        Reducción de costos de personal, debido a la eliminación de la intervención humana en la operaciones.

•        Aprovechamiento máximo del espacio físico del almacén, ya que la capacidad de elevación de los transelevadores parece ilimitada, y la anchura de pasillo que requiere cada robot ronda los 1,2 metros.

AGV

Los AGV (Automated Guided Vehicle) o Vehículos de guiado automático, también conocidos como carros filoguiados o vehículos de carga inteligente, están dotados de una serie de sensores electromagnéticos capaces de seguir el rastro que produce un cable enterrado en el suelo, de tal forma que siguen unas rutas prefijas de forma automática. También existen otras tecnologías para guía como los Lasers.

11.Ubicación de las mercancías 

La disposición de los productos en sus lugares de almacenaje debe hacerse teniendo en cuenta los factores que condicionan el funcionamiento óptimo del almacén, como pueden ser:

•        Máxima utilización del espacio disponible. La organización de la ubicación de los productos en el almacén deberá garantizar el mejor aprovechamiento posible del espacio físico de almacenamiento.

•        Mínimos costos de manipulación. La ubicación de los productos en el almacén deberá permitir reducir al máximo las manipulaciones soportadas por los mismos.

•         Mínimos recorridos del personal operario. La distribución de los productos en el almacén deberá permitir reducir al máximo los recorridos realizados por los operarios para acceder a los mismos.

•        Compatibilidad/Complementariedad. A la hora de ubicar los productos en el almacén, deberá tenerse muy en cuenta cuáles de ellos pueden resultar incompatibles en su almacenamiento (productos alimenticios y productos químicos, por ejemplo) y para cuáles puede ser aconsejable un almacenamiento común y mutuamente cercano (referencias que coinciden en los mismos pedidos).

•        Máxima seguridad. El sistema de ubicación de los productos en el almacén deberá garantizar la máxima seguridad en el recinto, tanto para el personal operario, como para las propias mercancías y las instalaciones.

El almacen

1. Conceptos Básicos

El almacén es una Unidad dentro de la estructura funcional de una Empresa, que presta servicios bien definidos como son: Control, abastecimiento, custodia y resguardo de los productos y materiales. Esta unidad de servicios cumple un papel muy importante dentro de la organización y funciones comerciales y productivas de la empresa.Específicamente es aquel lugar  donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.

La reglas que se debe cumplir para una política de inventarios de un departamento de almacén depende de la información  respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la mejor fuente de información.   

Esta Area controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, debiendo establecer resguardos físicos y adecuados con la finalidad de protejerlos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios  defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener controlados y actualizados, para facilitar la localización inmediata de los artículos.

Función de los Almacenes:

1. Mantienen las materias primas protejidas de incendios, robos y deterioros.
2. Controlar el acceso exclusivo de personas autorizadas a sus instalaciones.
3. Mantener en constante información al departamento de compras, sobre las existencias actuales o reales de materia prima.
4. Llevar un control minucioso de los movimientos de las materias primas (entradas y salidas)
5. Vigilar  que no se agoten los materiales en Stock (máximos – mínimos).

Función de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de:

1. Retraso en el abastecimiento de materiales.
2. abastecimiento parcial
3. Compra o producción en totales económicos.
4. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

2. Equipos de Almacén

Estrategias y cajas o casilleros:

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

Función de Recepción:

La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía, la actividades de construcción, el procedimiento será el mismo.

Importancia:

La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantasmúltiples. La recepción esta estrechamente ligada a la compra, ya que probable mente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

Proceso

1. Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si esta en orden y en buenas condiciones, si el recipiente esta dañado o no se recibió el numero de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediata mente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos.
2. De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

3. Costos de Almacenamiento

Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales de nominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias y el tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tanto mayores serán los costos de existencias. El costo de existencias (CE es la suma de los sos costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de periodo (CPU) Vemos:

1. El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuación:

   CA = Q/2x Tx Px I

   Donde:

   Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado.

   T= Tiempo de almacenamiento.

   P= Precio Unitario de material y,

   I= Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

   Sin embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios delpersonal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una formula mas amplia – la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la suma de las siguientes tasas (tosas expresadas en porcentaje):
   Ta = Tasa de almacenamiento Físico:

   Ta = 100 x Ax Ca
   C x P
   Donde:
   A= Área ocupada por las existencias.

   Ca= Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento.

   C= Consumo anual del material.

   P= Precio Unitario material.

   Tb= Tasa de retorno del capital detenido en existencias:
   Tb= 100x Ganancia
   Q x P
   Donde:
   Q x P= Valor de los productos almacenados.
   Tc= Tasa de seguros del material almacenado
   Tc= 100x Costo anual del equipo
   Q x P
   Td= Tasa de transporte ,manipulación y distribución del material
   Td= 100x devaluación anual del equipo
   Q x P
   Te= Tasa de obsolescencias del material:
   Te= 100x Perdidas anuales por antigüedad
   Q x P
   En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas explicadas:
   TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf
2. Costo de Almacenamiento:
3. Costo de pedido:

El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento de cada pedido de compra. Para calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos involucrados en el procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el numero de pedidos procesados en el pedido.

CP= Costo anual de los pedidos (CAP)

Numero de pedidos en el año (N)

El CAP se calcula a través de los siguientes gastos efectuados en el año:

1. Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos.
2. Materiales utilizado en la confederación del pedido (formularios, papel, sobres, entre otros).
3. Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, teléfono, fax, gastos de oficina, entre otras).

Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE:

CE = CA + CP

Todos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para reducir al mínimo el CE.

4. Técnicas de Almacenamiento de Materiales

. Dependiendo de las dimensiones y caraceristicas de cada material se emplean diversas técnicas para su almacenamiento, desde sistemas de simple estantería  hasta los de especiales que incluyen técnica  mas complejas. En todo caso la elección para almacenaje de materiales depende en suma de los siguientes factores:                       

1. Disponer de un espacio disponible para una mayor almacenamiento de materiales por llegar. 
2. Contar con el tipo y clasificación ordenado y visible de materiales que serán almacenados.
3. Secciones para selección de almacenamiento especial o materiales especiales.
4. Cantidad de artículos almacenados.
5. Velocidad de atención necesaria, para las entradas y salidas.
6. Tipos de embalajes para cada  producto.        

El sistema de almacenaje debe respetar normas importantes  de la AM. Las principales técnicas de para el almacenaje de mater1al son:

1. Carga unitaria: Es la carga constituida por embalajes de transporte que se componen o acondicionan con cierta cantidad de material posibilitando su manipulación transporte control y almacenamiento como si se tratara de una sola unidad. El concepto de carga unitaria comprende todo un conjunto de carga que contiene un recipiente el cual forma un todo único en cuanto a su manipulación,transporte o almacenaje. La formación de cajas unitarias se hacen a través de un  llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Estas plataformas se clasifican de acuerdo a los siguientes aspectos:  
2. 1. Por el numero de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
   2. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales.
   3. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.
3. Cajas o cajones. Es el almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, arandelas o algunos materiales de oficina, como plumas, lapiceros, etc. Algunos materiales en procesamiento, semi acabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente puede fabricarlas la propia empresa o adquirirlo de algún proveedor. 
4. Estanterías: Son tecnicas de almacenamiento para diversos tipos de materiales  con el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Estas estanterias estan construidas de madera o perfiles metálicos, de diversos tamaños y medidas, los materiales que aqui se guardan deben ser perfectamente identificables y visibles, estos modulos constituyen el modelo de almacenamiento mas simple y económico. Especialmente diseñado para piezas pequeñas y medianas y cuando la existencia no es muy grande. ("segui")
5. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero
6. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la practica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el numero de entradas necesarias a las plataformas.
7. Contenedores flexible: Es una de las técnicas mas recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas

Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

5. Inventario Físico

Se conoce como Inventario a la confirmación de existencias fisicas de una empresa para lo cual se realiza un confrontación con  relación de los bienes patrimoniales. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.

Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.

El inventario se realiza periódicamente casi siempre antes del cierre del periodo fiscal, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; secciones, bodegas, oficinas etc. El inventario físico es importante por las siguientes razones:

1. Podemos constatar las diferencias entre los registros de Existentes en nuestra Base de datos y la existencias físicas (cantidad real en que existe en el almacen).
2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios.
3. Proporciona la aproximación de valorización de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando este se realiza próximo al cierre fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

6. Codificación de Materiales

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados operativos,  operacionalización (procesos para demostrar presencia y cantidad)   de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.

Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.

Especificación: significa la descripción detallada de un articulo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con mas informaciones sobre el artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del articulo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación.

A partir de la sgte.clasificación se puede codificar los materiales.

• Catalogación
• Simplificación
• Especificación
• Normalización
• Codificación
• Estandarización

7. Clasificación y Codificación de los Materiales

La clasificación consiste en agrupar los materiales según sus dimensiones o características, como son clases, modelos, marcas, peso, tipo, características, aplicaciones etc. Estas agrupaciones deben hacerse de una manera ordenada, de tal modo que cada genero ocupe un lugar y sea de fácil localización dentro del  almacén.

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Para facilitar la ubicación de los materiales y productos almacenados considerando que la cantidad de los mismos es muy grande lo cual casi imposibilita su identificación por el nombre de los mismos por lo que  se utiliza la técnica de la codificación, ubicándolos por su código. Codificamos es decir represantamos cada articulo por medio de un conjunto de 10 ó  15 caracteres o letras llamado código. 

codigo alfanumerico en un sistema de almacen

Estos sistemas muy usado en las empresas son los sgtes: Sistema alfabético, numérico y alfanumérico

El sistema alfabético (solo letras)codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. Este sistema limita el numero de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.

En cambio sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y comprende un número mayor de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del articulo.

La codificación de materiales por el sistema alfanumérico
Es un sistema muy usado en la empresas  por su simplicidad, facilidad visual para la búsqueda e información ilimitada en cuanto al número de artículos que contiene.

El Sistema numérico es también muy usado en las empresas por su facilidad de uso en la registración de miles de productos o materiales casi de manera ilimitada

Control del Almacén